Czy można wypowiedzieć umowę o pracę e-mailowo?

Rozwiązanie umowy o pracę

Umowa o pracę może być rozwiązana na różne sposoby, w tym – jak wskazuje art. 30 § 1 Kodeksu pracy – na mocy porozumienia stron, przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez zachowania okresu. W każdym z tych przypadków oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 Kodeksu pracy) – dotyczy to oświadczenia każdej ze stron stosunku pracy, a więc tak pracodawcy, jak i pracownika. W praktyce umowa o pracę będzie skutecznie wypowiedziana zarówno w sytuacji, gdy jedna ze stron stosunku pracy wręcza takie pisemne oświadczenie drugiej stronie, jak i w przypadku wysłania drugiej stronie takiego oświadczenia przesyłką poleconą. Oba wskazane sposoby są w pełni skuteczne i wywołują skutek prawny, jakim jest ustanie stosunku pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę e-mailowo

Kodeks pracy nie przewiduje rozwiązywania umowy o pracę za pomocą e-maila. Jak zostało wyżej wskazane, przepisy wymagają, aby oświadczenia dotyczące rozwiązania umowy były dokonane ,,,na piśmie”. E-mail, choć jest formą pisemną w sensie ogólnym, nie spełnia wymogów formalnych wymaganych przez Kodeks pracy, dlatego zagadnienie to budzi wiele kontrowersji.

Chociaż Kodeks pracy nie dopuszcza takiej formy rozwiązania umowy wprost, to należy pamiętać, że kwestie nieuregulowane w ww. ustawie normuje Kodeks cywilny. Ten z kolei w art. 78 § 1 przewiduje, że ,,do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”. Oznacza to, że samo oświadczenie może być sporządzone w dowolnej formie, w tym w dokumencie tekstowym czy e-mailu, konieczne jest natomiast oparzenie go własnoręcznym podpisem. Wobec tego, należy dojść do wniosku, że wypowiedzenie wysłane e-mailem będzie skuteczne wyłącznie wtedy, gdy zostanie opieczętowane bezpiecznym podpisem elektronicznym, czyli takim, który posiada potwierdzenie ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podpis z certyfikatem kwalifikowanym jest bowiem traktowany jak podpis własnoręczny.

Taką formę skutecznego rozwiązania umowy o pracę zaakceptował Sąd Najwyższy, który w jednym ze swoich wyroków podkreślił, że „Minimalnym wymaganiem dla zachowania formy pisemnej jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jedyne odstępstwo od tego zostało dopuszczone w art. 78 § 2 k.c., który umożliwia złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 sierpnia 2009 r. sygn. akt I PK 58/09).

Polecamy: Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego a rozwiązanie umowy przez e-mail

Powstaje zatem pytanie – co w przypadku wysłania oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia lub jej natychmiastowego wypowiedzenia drogą elektroniczną, bez bezpiecznego certyfikowanego podpisu elektronicznego? Z odpowiedzią na to pytanie przychodzi orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 5 maja 2016 r. sygn. II UK 280/15. Jak wyjaśnia Sąd Najwyższy – „Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa”. A zatem takie wypowiedzenie, choć wadliwe, będzie skuteczne. Jeśli to pracodawca dokonał rozwiązania stosunku pracy w opisany sposób, pracownik może wystąpić wobec niego z roszczeniami o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne oraz przywrócenie do pracy czy wypłatę odszkodowania.

Podsumowanie

Rozwiązanie umowy o pracę przez e-mail jest dopuszczalne, lecz aby było dokonane w sposób prawidłowy musi być opatrzone certyfikowanym podpisem elektronicznym. Brak takiego podpisu nie pozbawia oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy skuteczności, jednak jest ono wadliwe i może rodzić w przyszłości roszczenia za strony pracownika. W przypadku braku kwalifikowanego podpisu elektronicznego warto skorzystać z tradycyjnych metod dostarczenia oświadczenia, takich jak osobiste wręczenie dokumentu czy wysłanie listu poleconego.